MINANGKABAUNEWS, SOLOK – Cegah Kekacauan data, Bawaslu Kota Solok gelar bimbingan teknis pengelolaan arsip.
Bawaslu Kota Solok mengundang pembicara dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Wardiman dan Mita Purnama Irdiyawan, S.St, Arsp.
Budi Santosa, Divisi Hukum Pengawasan Partisipasi Masyarakat dan Humas Bawaslu Kota Solok menyebutkan, hingga hari ini cukup banyak laporan pengaduan pelanggaran pemilu. Jumlah laporan yang banyak ini jelas menghasilkan arsip atau dokumentasi.
Laporan pengaduan masyarakat tersebut harus tertata dengan baik dan memudahkan ketika membutuhkanya, jika ada laporan yang perlu dibuka ulang sebagai bahan penyelidikan dan pemeriksaan dibidang hukum dan lainya.
“Melihat kondisi ini, kami berharap Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, untuk memberikan pengarahan, penjelasan, dan petunjuk, bagaimana mengelola arsip secara baik dan benar, sesuai dengan kebutuhan saat ini” harap Budi Santosa saat bimtek Pengelolaan Administrasi Kesekretariatan, Senin (13/03/2023), di Mami Hotel Kota Solok
Lebih lanjut Budi Santosa mengatakan setiap laporan tersebut harus kita arsipkan, baik secara manual berupa catatan, maupun secara digital. Laporan yang masuk tersebut harus sesuai dengan jenis laporannya, dengan tujuan pada saat diperlukan atau perlu membuka kembali, sebagai bahan dalam pencocokan data dan jenis pelanggaran yang terjadi, Bawaslu dan jajaranya dengan gampang membukanya.
“Ini yang perlu kita terima dari pembicara, bagaimana mengelola arsip dengan baik seusia kelompoknya, agar tidak terjadi kekacauan data terkait tugas dan tanggungjawab Bawaslu Kota Solok” kata Budi.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Wardiman, mengatakan arsip merupakan bukti otentik terhadap sebuah kejadian atau sejarah, terutama pada laporan pelanggaran pemilu dan kegiatan Bawaslu Kota Solok.
Di sebutkan Wardiman, tiap hari kita pencipta arsip. Seluruh rekam jejak, dokumen, catatan-catatan kecil, foto, video, notulen rapat, daftar hadir, itu merupakan arsip dan itu harus dicatat untuk diarsipkan.
“Bawaslu Kota Solok, saat turun ke lapangan agar mencatat secara detail dan lengkap agar mudah diarsipkan. Lengkapi dengan foto, video, dan dokumentasi lainya sebagai bukti bahwa kita sudah melengkapi semua bukti otentik yang dibutuhkan” kata Wardiman.
Mita Purnama Irdiyawan, S.St, Ars, Arsiparis Ahli Pertama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok menjelaskan, arsip adalah rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media, seusai dengan perkembangan teknologi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima lembaga negara, Pemda, pendidikan, perusahaan, organisasi, dan perseorangan dalam setiap kejadian dan peristiwa dalam berbangsa dan bernegara.
“Begitu sangat pentingnya arsip, sehingga bisa dijadikan sebagai alat bukti dalam berbagai perkara, baik perkara hukum, sosial, dan kemasyarakatan. Arsip itu bukan hanya dalam bentuk kertas tapi sudah berkembang secara digital” terang Mita.
Menurut Mita, arsip terbagi dalam dua kategori, yakni dinamis dan status, dinamis terbagi dua juga yaitu arsip aktif dan arsip in aktif.
“Saya apresiasi Bawaslu Kota Solok yang sudah sadar arsip sejak dulu. Untuk arsip ini, Bawaslu sudah melahirkan aturan tentang naskah dinas dan klasifikasi laporan pengaduan serta kegiatan” papar Mita.***
